Cum să te pregătești pentru inspecția fiscală?

Inspecția fiscală este un proces prin care autoritățile fiscale verifică ca obligațiile fiscale ale contribuabililor să fie respectate. Aceasta implică o analiză detaliată a documentelor contabile și fiscale, a tranzacților și a altor evidențe financiare prin care autoritățile fiscale se asigură că taxele și impozitele sunt corect calculate, declarate și plătite.

Conform dispozițiilor art. 113 Cod Procedură Fiscală, inspecția fiscală este definită ca fiind “activitatea ce are ca obiect verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale, corectitudinii și exactității îndeplinirii obligațiilor în legătură cu stabilirea obligațiilor fiscale de către contribuabil/plătitor, respectării prevederilor legislației fiscale și contabile, verificarea sau stabilirea, după caz, a bazelor de impozitare și a situațiilor de fapt aferente, stabilirea diferențelor de obligații fiscale principale”.

Pregătirea pentru o inspecție fiscală este esențială pentru a evita sancțiuni și pentru a asigura o colaborare eficientă cu autoritățile fiscale. Iată pașii și recomandările pentru o pregătire temeinică:

1. Organizarea documentelor contabile și fiscale

Trebuie să ne asigurăm că toate documentele contabile și fiscale sunt complete, corect arhivate, actualizate și întocmite conform legislației în vigoare. Documentele pot fi împărțite în categorii precum: venituri, cheltuieli, declarații fiscale, facturi, chitanțe, documente justificative ale tranzacților pentru a facilita procesul de inspecție și pentru evitarea eventualelor sancțiuni.

Arhivarea documentelor prin folosirea unor dosare bine organizate sau a unui sistem electronic poate ajuta la păstrarea ordinii. Folosirea unui software de contabilitate ar permite stocarea și gestionarea documentelor fiscale și contabile într-un singur loc, facilitând generarea de rapoarte și declarații fiscale. Dacă vorbim de un sistem de arhivare fizică, trebuie să ne asigurăm că fiecare document este bine etichetat și cuprinde data și tipul documentului, pentru a facilita găsirea lor ulterior.

Printre documentele necesare a fi prezentate inspectorilor fiscali se numără: documente care atestă plata TVA către bugetul de stat, scutirea de TVA, cele care justifică dreptul de deducere, cele care are au legătură cu amortizarea mijloacelor fixe, documente justificative pentru cheltuieli sau pentru serviciile primite de societate.

Organizarea adecvată a documentelor contabile și fiscale este un proces continuu care necesită atenție și disciplină. O bună organizare nu numai că va facilita respectarea obilgaților fiscale, dar va și îmbunătății eficiența operațiunilor interne ale companiei.

2. Verificarea conformității fiscale

Este necesar să verificăm dacă toate declarațile fiscale sunt completate corect, depuse la termen, asigurându-ne dacă există orice fel de neconformități sau plăți restante. Totodată, este important să verificăm dacă taxele și impozitele au fost calculate corect și dacă sunt achitate la zi. În cazul unor întârzieri sau nereguli, trebuie să încercăm remedierea lor înainte de inspecție. Orice eroare poate atrage sancțiuni, așadar este indicat să se realizeze o analiză internă detaliată a tuturor documentelor.

Verificarea conformității fiscale este o parte determinantă în cadrul procedurii de inspecție fiscală, prin care autoritățile fiscale examinează dacă contribuabilul a respectat toate obligațiile fiscale conform legislației în vigoare. Astfel, se analizează diverse aspecte legate de înregistrările contabile, declarațiile fiscale, facturile și alte documente relevante pentru a se asigura că taxele și impozitele au fost calculate, raportate și plătite corect.

3. Pregătirea personalului

Informarea angajaților este esențială în această procedură. Contribuabilii trebuie să fie pregătiți să ofere atât explicații cât și documentele necesare inspectorilor fiscali. Pentru a facilita procesul de inspecție, se recomandă să fie desemnată o persoană responsbilă care să fie în contact direct cu inspectorii fiscali, care cunoaște toate detaliile contabile și fiscale ale companiei precum și care este pregătit să colaboreze.

Este important ca responsabilul pentru inspecție să răspundă punctual la cerințele inspectorilor, să ofere doar documentele solicitate și să noteze orice observație sau solicitare suplimentară a inspectorilor pentru a îmbunătății procedurile interne în viitor.

Atât persoanele fizice, cât și persoanele juridice trebuie să știe cum să gestioneze o inspecție fiscală, deoarece cei mai mulți dintre contribuabli trec măcar o dată în perioada în care își desfășoară activitatea printr-o inspecție fiscală.

Scopul inspecției fiscale este de a preveni și combate evaziunea fiscală, de a identifica eventualele erori sau omisiuni în declararea impozitelor și de a corecta orice neregularități fiscale. În funcție de rezultate, inspecția fiscală poate conduce la aplicarea unor penalități sau sancțiuni.

Astfel, o organizare riguroasă a documentelor contabile și fiscale, revizuirea periodică, pregătirea adecvată și colaborarea deschisă cu autoritățile fiscale, pot minimiza riscurile de neconformități, penalități sau sancțiuni.